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--- moodle4:verwaltung:externe_teilnehmer_hinzufuegen [2026/09/16 08:10] – Benedikt Frank
+++ moodle4:verwaltung:externe_teilnehmer_hinzufuegen [2026/10/08 10:06] (aktuell) – Ute Dasch
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 ====== Externe Teilnehmer*innen hinzufügen ======
-//Dieser Artikel beschreibt, wie Sie externe Teilnehmer*innen ohne TH-Login Zugang zum E-Learningsystem Moodle ermöglichen können. Ein solches Vorgehen ist z. B. bei Vorkursen notwendig, die vor der eigentlichen Immatrikulation stattfinden.//
+//Dieser Artikel beschreibt, wie externe Teilnehmende ohne TH-Login Zugang zum E‑Learning-System Moodle erhalten können. Dies ist beispielsweise für Vorkurse erforderlich, die vor der offiziellen Immatrikulation stattfinden.//
-Bitte schreiben Sie dem [[leko@th-nuernberg.de|Team Lehr- und Kompetenzentwicklung (LeKo)]] wenn Sie externe Teilnehmer*innen hinzufügen müssen. Wir benötigen von Ihnen eine {{:moodle4:szenarien:00_externe_user_csv-vorlage.xlsx|Excel-Tabelle}}  mit folgenden Daten:
+Bitte wenden Sie sich an das Team Lehr- und Kompetenzentwicklung (LeKo), wenn Sie einen Zugang zu Moodle für eine oder mehrere externe Person(en) benötigen. Senden Sie dazu die ausgefüllte {{:moodle4:szenarien:00_externe_user_csv-vorlage_26.xlsx|Excel-Tabelle}}  per E-Mail an: [[leko@th-nuernberg.de|]].
+<callout type="warning" icon="true">Bitte beachten Sie: Die Excel-Liste sollte rechtzeitig eingereicht werden, idealerweise mit einem Vorlauf von mindestens zwei Wochen vor Kursbeginn, damit die Anlage der Accounts und die Einschreibung reibungslos erfolgen können. Die Liste wird automatisiert verarbeitet. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald die Accounts angelegt wurden.</callout>
+Die folgenden Daten werden zum Anlegen benötigt:
+  * E-Mail-Adresse (bitte auf korrekte Schreibweise prüfen)
   * Vorname
   * Nachname
-  * E-Mail-Adresse (bitte auf Korrektheit prüfen)
+  * Beschreibung (Zweck der Accountanlage, z. B. Sprachkurs LC oder Zertifikatskurs E‑Beratung)
-  * Optional: Der Kurs (Kurzname), in den der*die Teilnehmer*in eingeschrieben werden sollen.
+  * Optional: Kurs (Kurzname), in den die Person eingeschrieben werden soll. Die Einschreibung erfolgt dann direkt beim Anlegen des Accounts
-  * Verfügbarkeit des Accounts: Zeitpunkt, wie lange der Account benötigt wird (i.d.R. nicht länger als ein Semester)
+  * Laufzeit des Accounts (Zeitraum der Nutzung; in der Regel maximal ein Semester)
+===== Weitere Hinweise =====
+  * Die Accounts werden durch LeKo & ZIT angelegt.
+  * Die Teilnehmenden erhalten ihre Zugangsdaten automatisch per E-Mail vom System.
+  * Die Einschreibung erfolgt standardmäßig in der Rolle „Student/-in“. Kursverantwortliche können bei Bedarf auf Kursebene andere Rollen vergeben.
+===== Hinweise zur Einschreibung =====
+  * Bitte stellen Sie sicher, dass der korrekte Kurzname des Kurses angegeben wird.
+  * Den Kurznamen finden Sie in den Kurseinstellungen in Moodle.
+  * Ist der Kurzname fehlerhaft, kann keine automatisierte Einschreibung erfolgen. In diesem Fall müssen die Teilnehmenden:
+  * entweder manuell durch die/den Kursverantwortliche*n eingeschrieben werden
+  * oder über eine entsprechend konfigurierte Selbsteinschreibung beitreten
+===== Laufzeit und Nutzung der Accounts =====
-Die neu angelegten Teilnehmer*innen werden per Mail direkt vom System über die Zugangsdaten informiert.
+  * Das E‑Learning-System ist primär auf die Lehre ausgerichtet. Daher werden Accounts in der Regel mit einer Laufzeit von einem Semester angelegt.
+  * Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Accounts automatisch deaktiviert.
+  * Unabhängig davon werden Accounts auch dann deaktiviert, wenn innerhalb eines Semesters kein Login erfolgt.
+  * Die regelmäßige Nutzung des Accounts liegt in der Verantwortung der Teilnehmenden.
+  * Sollten sich Änderungen ergeben (z. B. wenn eine Person nicht mehr am Kurs teilnimmt), bitten wir Sie, uns dies zeitnah mitzuteilen, damit der Account aus Sicherheits- und datenschutzrechtlichen Gründen deaktiviert werden kann.
+  * Vor einer automatisierten Deaktivierung werden die Teilnehmenden rechtzeitig per E-Mail informiert.
+===== Festlegung und Verlängerung der Accountlaufzeit =====
-===== Wichtige Hinweise =====
+  * Bitte prüfen Sie, ob eine längere Laufzeit als ein Semester tatsächlich erforderlich ist. Folgende Fragen können Sie dabei unterstützen:
+      * Ist die Teilnahme über ein Semester hinaus notwendig?
+      * Wird der Account danach noch aktiv genutzt (z. B. für weitere Angebote)?
+      * Gibt es konkrete fachliche oder organisatorische Gründe für eine Verlängerung?
+  * Ist dies der Fall, bitten wir um eine kurze Begründung bei der Anfrage.
+  * Grundsätzlich empfehlen wir, die Laufzeit zunächst auf ein Semester zu begrenzen. Bei Bedarf können einzelne Accounts unkompliziert verlängert werden. Bitte wenden Sie sich hierfür rechtzeitig an das Team LeKo.
-  *   Externe Moodle-Accounts werden ausschließlich für klar **definierte Lehr- und Lernzwecke** eingerichtet (z. B. Vorkurse oder Weiterbildungsangebote).
-  *   Bitte geben Sie bei Ihrer Anfrage den **Verwendungszweck** an. Moodle ist nicht als allgemeine Dateiablage für externe Personen vorgesehen. LeKo prüft Anfragen daher künftig konsequenter hinsichtlich des Einsatzzwecks.
-  *   Aus Sicherheitsgründen werden externe Accounts nur **zeitlich befristet** vergeben. Enddaten weit in der Zukunft erhöhen das Risiko veralteter oder nicht mehr benötigter Zugänge.Die Einschreibung erfolgt daher grundsätzlich semesterweise. Die maximale Laufzeit eines externen Accounts beträgt ein Jahr. Bei weiterhin bestehendem Bedarf kann nach Ablauf eine erneute Beantragung erfolgen.
-  *   Für die **Bearbeitung** einer Anfrage benötigt das Team Lehr- und Kompetenzentwicklung (LeKo) in der Regel mindestens **5 Werktage**. Zu Stoßzeiten, insbesondere vor Semesterbeginn im Oktober, kann die Bearbeitungszeit länger ausfallen. Bitte planen Sie dies bei Ihrer Anfrage entsprechend ein.